Guía de redacción: cómo estructurar un memorando profesional
Dada la presencia constante de los memorandos en entornos profesionales y académicos, saber redactarlos con claridad es una competencia fundamental. Los memorandos —o memos— constituyen un formato de comunicación técnica que estandariza la transmisión de información dentro de las organizaciones. Precisamente por su eficiencia estructural, siguen siendo una herramienta esencial en contextos laborales e institucionales.
El encabezado
La sección más inmediatamente reconocible de un memorando es su encabezado. Este utiliza una estructura simplificada para organizar la información logística de forma clara, de manera similar a un correo electrónico, pero con un nivel superior de formalidad y propósito institucional.
Cualquier organización que utilice memorandos suele seguir convenciones internas específicas que garantizan consistencia y orden en la comunicación. El encabezado, por lo general, incluye los siguientes elementos:
Título: Se coloca en la parte superior del documento, centrado. Puede corresponder al nombre de la empresa, un curso académico o un departamento. Aunque algunos estándares incluyen explícitamente la palabra “memorando”, en la práctica no siempre es necesario [1]. En contextos formales, puede utilizarse papel membretado (letterhead).
Para (To): Identifica al destinatario principal del documento. Una característica clave del memorando es que no está limitado a un único lector. A diferencia de un correo electrónico, su contenido suele ser accesible para otros miembros de la organización, como supervisores, equipos asociados o incluso departamentos completos [2]. Esto debe asumirse desde la redacción.
De (From): Indica el autor o el grupo responsable de la redacción. En el caso de trabajos colaborativos, es preferible identificar al equipo en conjunto en lugar de listar a cada individuo, ya que el memorando funciona como un documento institucional colectivo.
Fecha: Debe escribirse en formato completo (por ejemplo, “1 de enero de 2001”), evitando abreviaciones numéricas ambiguas como 1/1/2001. Las organizaciones suelen establecer sus propias normas de estilo. La fecha corresponde al día de emisión o envío del documento.
Asunto (Subject): Funciona de manera similar a un correo electrónico, pero debe ser más preciso y descriptivo. Su objetivo es permitir que el lector comprenda inmediatamente el contexto y alcance del documento.
En conjunto, el encabezado organiza la información de mayor relevancia en la parte superior, asegurando una lectura eficiente. Dependiendo de la institución, puede ser necesario incluir cargos o títulos profesionales junto a los nombres, un detalle que suele estar regulado por guías internas [3].
El cuerpo del texto
En la escritura profesional —y especialmente en el periodismo— se utiliza el principio de la “pirámide invertida” (front-loading), que consiste en presentar primero la información más relevante [4]. En un memorando, este principio es esencial: el propósito del documento debe ser evidente desde las primeras líneas.
La apertura del texto debe ofrecer únicamente el contexto indispensable para comprender la información principal [5]. No debe repetirse el contenido del asunto. Por ejemplo, si el tema es “Análisis del consumo eléctrico de la oficina”, no es necesario comenzar con una frase descriptiva redundante como “Este memorando trata sobre el consumo eléctrico”. En su lugar, debe iniciarse directamente con el hallazgo o la acción relevante:
“El consumo eléctrico excesivo durante las horas pico del trimestre pasado generó un sobrecoste de $7,500 respecto al presupuesto asignado.”
Un memorando debe ser breve, preciso y altamente informativo. No incluye saludos personales (“Estimada Sra. López”), ni expresiones sociales o introductorias (“¿Cómo está?”). Su función es exclusivamente transmitir información relevante de manera estructurada. Etimológicamente relacionado con “memoria”, el memorando está diseñado para registrar hechos y decisiones, no para desarrollar estilo narrativo.
En términos de tono, debe mantenerse una formalidad estricta, evitando lenguaje coloquial, pero sin recurrir a recursos estilísticos propios de la escritura literaria o ensayística. Cuando el contenido es extenso, es recomendable incluir resúmenes o apoyos visuales como gráficos o resultados analíticos [2]. También puede añadirse información de contacto al final si el contexto lo requiere.
Los memorandos pueden clasificarse según su función:
Directivos (directive): transmiten instrucciones o solicitudes específicas.
Informativos: reportan actualizaciones o estados de situación.
De respuesta: se elaboran como respuesta directa a una solicitud previa [1].
Los memorandos de respuesta suelen requerir menos contexto introductorio, ya que el destinatario ya está familiarizado con el tema.
Aspectos a tener en cuenta
Es importante recordar que un memorando puede ser impreso, distribuido y consultado por múltiples personas dentro de una organización, incluso en contextos no previstos inicialmente. Por ello, debe redactarse considerando una audiencia potencialmente más amplia de la esperada [5].
La revisión es esencial. Errores ortográficos o gramaticales pueden distraer del contenido principal y reducir la credibilidad del documento [6].
Uno de los problemas más frecuentes en la redacción de memorandos es la falta de ejemplos concretos o evidencia. Las afirmaciones deben estar respaldadas por datos, estadísticas, observaciones o casos verificables. Las generalizaciones o afirmaciones abstractas no son suficientes: cada punto relevante debe sustentarse con evidencia.
Ejemplos
A continuación se presentan ejemplos de formato de memorando. Sin embargo, siempre deben respetarse las convenciones específicas de cada organización [7–10].
Conclusiones clave
Siga siempre las normas de su organización. Priorice la información esencial desde el inicio y utilice un lenguaje preciso, directo y funcional. Evite redundancias, ornamentación innecesaria o estructuras complejas que dificulten la comprensión. Proporcione contexto solo cuando sea necesario, pero mantenga siempre la claridad como principio rector.
To cite this article:
Conover, Dylan. “Guía de redacción: cómo estructurar un memorando profesional.” The BYU Design Review, 5 May 2026, https://www.designreview.byu.edu/international-articles/explained-how-to-write-a-memo-spanish. Adapted and translated from the original English by AI (Gemini and Chat GPT) for the BYU Design Review to reflect regional professional discourse and technical standards. See the English version for citation information.
